導入前確認
- 輸入
- 文件名稱、類別、負責人、審核者、外部位置與複審日期。
- 輸出
- 文件清冊、版次與審核歷程、閱讀確認及複審清單。
- 容量上限
- Excel 每次最多 500 筆草稿，檔案上限 4 MiB。
- 權限
- 指定人審核或確認已讀；公司管理員發行、作廢與設定編號。
- 關鍵限制
- 不提供檔案儲存、內容預覽或外部檔案完整性驗證。
三項重點
- 文件編號與發行版次
- 審核、分發與閱讀確認
- 定期複審到期追蹤
DEMO 輸入 → 輸出
以下皆為虛構 DEMO 資料。
| 1 | DEMO-DOC-00000001：登錄 DEMO-作業指導書及 R01 的外部位置。 |
|---|---|
| 2 | DEMO-DOC-00000001：指派 DEMO-審核者與兩位 DEMO-讀者。 |
| 1 | DEMO-DOC-00000001：保存發行版與審核紀錄，一位讀者確認時顯示 50%。 |
|---|---|
| 2 | DEMO-DOC-00000001：依有效複審日顯示今日到期或逾期。 |
與 Excel 手做的差別
- 目前做法
- 試算表清冊通常需另行追蹤審核、分發與各版閱讀紀錄。
- 工具處理
- 把編號、版次、審核、閱讀確認及複審日期連在同一份登錄資料。
- 仍需人工確認
- 仍須確認外部檔案內容、位置與公司文件管理制度一致。
使用步驟
- 建立草稿，填寫名稱、類別、負責人、審核者、外部位置與下次複審日；也可用 Excel 一次建立最多 500 筆草稿。
- 負責人送審；駁回後修改須重新送審，核准後由公司管理員發行。新版從已發行版複製，舊版審核與分發紀錄保留。
- 管理員分發指定版次，收件人本人明確確認已讀；到期時完成複審，若內容要改則另開新版。
計費：新訂閱月費以工具詳情頁為準，已訂閱工具沿用訂閱當下月費；不經過 AI、不計 AI 張數。
規則與限制：文件編號為「公司前綴-8 位流水號」，版次顯示 R01、R02。發行內容凍結；新版不繼承舊版已讀。閱讀確認只代表使用者明確確認指定版次，不代表平台驗證其已開啟或理解檔案。外部位置不會變成連結，檔案權限、備份、內容與各版保留由公司負責；建議每版使用獨立位置，避免覆蓋舊檔。
用 DEMO 資料看完整流程
預約文件管制展示；若後續需要評估公司資料，再由您決定是否提供。